Por que eu parei de levar notebook para reuniões

TL;DR

Recentemente, minha presença em reuniões aumentou bastante. Então, comecei a refletir sobre alguns pontos e rever minha postura sobre um em específico. Neste texto, descrevo um pouco da minha percepção negativa sobre o uso de notebooks em reuniões de trabalho. Apesar de entender que os notebooks são necessários para alguns momentos em uma reunião, considero que utilizá-los gera problemas. Destaco alguns deles ao longo deste texto. Eles estão organizados em tópicos: 1. Seja educado com quem fala; 2. Poupe o meu e o seu tempo; 3. Suas reações ao notebook se confundem com suas reações presenciais; 4. Não, você não é multitask; 5. Fique apenas o tempo necessário.

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Reunião é um mal necessário, não há como negar. Para entender essa necessidade, basta pensar que empresas são conjuntos de pessoas alinhadas e bem informadas em prol da solução de um ou mais problemas. Por isso, faz-se necessário definir estratégias e garantir que a comunicação esteja acontecendo de forma adequada e em todos os níveis.

Por outro lado, reuniões pouco efetivas possuem uma série de problemas. Perda de tempo de várias pessoas, desgaste com discussões desnecessárias, sensação de falta de definição, entre várias outras.

Invariavelmente, você participará de uma ou várias reuniões em seu dia-a-dia. Essa quantidade será definida, basicamente, pelo seu papel ou pelo estilo da empresa da qual você faz parte.

Ao longo das várias reuniões que já participei, presenciei diversos comportamentos, estilos de condução da conversa, discussões propositivas e atitudes desnecessárias.

Desde o início deste ano (2019), resolvi adotar um comportamento diferente em todas as reuniões que participo: não levar meu notebook. O propósito deste texto é discutir os motivos que me levaram a tomar essa atitude.

Antes de enumerar estes motivos, preciso destacar que o notebook pode sim ter um papel relevante durante reuniões, mas apenas em alguns contextos específicos, como projetar conteúdos, transmitir a reunião em si, produzir a ata e conduzir os temas presentes na pauta. Fora isso, ele é totalmente dispensável!

Seja educado com quem fala;

Estou acostumado a fazer muitas apresentações e reuniões. Me sinto muito confortável para discursar sobre várias coisas pra qualquer tipo de público, mas preciso confessar uma coisa que ainda me dá um frio na barriga: a síndrome da falta de interesse.

Me sinto muito mal quando percebo que as pessoas que estão me ouvindo não estão interessadas. Fico extremamente desmotivado por estar gastando o meu tempo, mas principalmente por estar gastando o tempo de tanta gente com algo desnecessário.

Vamos fazer um exercício rápido: se eu falar durante 12 minutos para uma plateia de 9 pessoas desinteressadas, terei retirado do mundo 2 horas com algo insignificante. Pensa na quantidade de coisa legal que podemos fazer em 2 horas.

  1. Rever o melhor filme da sua vida
  2. Assistir a melhor partida de futebol de todos os tempos
  3. Fazer um bot no BLiP e por aí vai...

Demonstrar respeito com o ponto de vista de alguém durante uma reunião é um sinal de educação, mesmo que você não concorde com ela.

Poupe o meu e o seu tempo;

Já discutimos um pouco sobre perder tempo com coisas desnecessárias. Por isso, se você acha que o tópico que será discutido na reunião não é interessante ou que você não precisa estar ali, poupe o seu tempo e o de quem está falando: não vá à reunião.

Caso a reunião não tenha pauta e/ou seu título não esteja bem descrito, procure entender o tema da discussão com quem criou o evento. Essa é, também, uma excelente maneira de se preparar para o que será abordado.

Suas reações ao notebook se confundem com suas reações presenciais;

Esse tópico é endereçado para as pessoas que, assim como eu, têm muita dificuldade de conter suas expressões faciais durante a fala de alguém.

Quando ouvimos ou vemos algo, automaticamente processamos o conteúdo de acordo com as nossas convicções e os nossos preconceitos sobre o interlocutor. É instantâneo e inato. Algumas pessoas, inclusive, reagem com mudanças físicas/corporais ao resultado desse processamento.

Dessa forma, ao acompanhar o seu notebook durante uma reunião, mudanças corporais podem ocorrer e, com isso, surgir uma grande dúvida sobre o real motivo delas terem acontecido.

As reações podem ser resultado do que você está lendo ou do que você está ouvindo na reunião. Independentemente de qual seja a fonte, temos aqui dois problemas.

  1. Se você está focado e reagindo ao que está lendo no notebook, então provavelmente você não deveria estar na reunião.
  2. Se você está reagindo ao que está sendo dito na reunião mas, ao invés de discutir sua discordância, prefere olhar para o notebook então você está falhando em fazer um contraponto. Ou pior, você está falhando de continuar em uma reunião em que você não acrescenta nada.

Dê feedbacks durante a reunião caso acredite no conteúdo delas; caso contrário, não vá a mesma.

Não, você não é multitask;

Achar que pode trabalhar no notebook e participar da reunião de forma integral é uma grande ingenuidade. A maior parte das pessoas, mesmo 100% focada no que está sendo dito, não entenderá ou absorverá o conteúdo discutido na reunião em sua totalidade.

Repare que, em geral, é preciso retomar alguns pontos já discutidos durante a reunião para as pessoas que acompanham o notebook.

Fazer uma coisa bem feita de cada vez é muito difícil. Tentar fazer várias ao mesmo tempo é garantia de um resultado incompleto para todas elas.

Fique apenas o tempo necessário;

Sabe aquela velha máxima de que sair no meio da aula é falta de educação? Pois é, a boa notícia é que reunião não é aula e, caso sua presença não seja indispensável, você está liberado para sair a qualquer momento.

Participar de apenas alguns tópicos da pauta de uma reunião não é falta de educação, na minha opinião. É sinal de autoconhecimento e gestão efetiva de tempo.

Preciso participar apenas de um tópico específico no final da reunião. O que fazer? Peça para alguém te chamar quando sua participação for importante!

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Apesar de o texto parecer muito nervoso ou averso a reuniões, por favor, não o leve tão a sério. Essa é apenas a minha forma de enxergar esse fenômeno e, como alguém certa vez me ensinou, é apenas a minha verdade. Reuniões são males necessários!!!

Esse artigo foi carinhosamente revisado pela Ana Júlia Caires👏👏

PS: Onde se lê "notebook" neste artigo aplica-se também a palavra "celular". Ele é inconveniente e atrapalha de forma muito parecida.

PS2: Se você considera esse texto muito enviesado e está a procura de algo mais técnico, da uma olhada nos artigos abaixo.

PS3: Desculpe se você não concorda com os pontos de vista e teve que perder alguns minutos da sua vida lendo tudo isso ;) Essa é apenas a minha forma de ver reuniões com notebooks. Faz parte!!!

PS4: Melhor Playstation até o momento em que este artigo foi escrito.